Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich: Was die Pflicht verlangt

Stand 9. Oktober 2026 · 4 Min. Lesezeit · Quellen im RIS

Kurz gesagt

Jeder Arbeitgeber in Österreich muss für jeden Arbeitnehmer laufend aufzeichnen, wann die Arbeit beginnt und endet und welche Ruhepausen gemacht werden (§ 26 AZG).

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor – Papier, Excel und elektronische Zeiterfassung sind zulässig. Fehlen die Aufzeichnungen, drohen Verwaltungsstrafen je Arbeitnehmer, und Ansprüche auf Überstundenentgelt verfallen nicht.

1.Wer aufzeichnen muss

§ 1, § 26 Abs. 1 AZG

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, und zwar für alle Arbeitnehmer, für die das Arbeitszeitgesetz gilt – unabhängig von Betriebsgröße, Branche oder Vollzeit und Teilzeit. Auch Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte gehören dazu.

Ausgenommen sind unter anderem leitende Angestellte, denen maßgebliche selbständige Entscheidungsbefugnis übertragen ist, sowie Gruppen mit eigenen Gesetzen. Für Jugendliche unter 18 gilt statt des AZG das Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz (KJBG); die Arbeitsstunden gehören dort ins Verzeichnis der Jugendlichen (§ 26 KJBG).

2.Was aufgezeichnet werden muss

§ 26 Abs. 1 und 5 AZG

Aufzuzeichnen sind die geleisteten Arbeitsstunden, und zwar so, dass sich die Einhaltung des Gesetzes überprüfen lässt. In der Praxis heißt das für jeden Tag:

  • Beginn und Ende der Arbeitszeit
  • Beginn und Ende der Ruhepausen
  • bei Durchrechnung: Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums
  • die geleisteten Überstunden – sie sind auch auf der Lohnabrechnung auszuweisen (§ 26 Abs. 7 AZG)

„8 Stunden“ als Tagessumme reicht im Regelfall nicht. Ohne Beginn und Ende lässt sich weder die Ruhezeit von 11 Stunden noch die Pause nach sechs Stunden prüfen.

3.Erleichterungen: Wann weniger genügt

§ 26 Abs. 2 bis 5a AZG

Das Gesetz kennt vier Fälle, in denen der Aufwand kleiner ist. Die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.

  • Fixe Arbeitszeit: Ist die Arbeitszeiteinteilung schriftlich festgehalten, genügt es, ihre Einhaltung mindestens am Ende jeder Abrechnungsperiode zu bestätigen. Nur Abweichungen werden laufend aufgezeichnet.
  • Pausen: Die Aufzeichnung der Ruhepausen entfällt, wenn Beginn und Ende der Pause durch Betriebsvereinbarung oder schriftliche Einzelvereinbarung festgelegt sind (oder ein fester Zeitraum dafür) und davon nicht abgewichen wird.
  • Gleitzeit: Es kann vereinbart werden, dass die Mitarbeitenden selbst aufzeichnen. Der Arbeitgeber muss sie dazu anleiten, die Aufzeichnungen nach jeder Gleitzeitperiode einfordern und kontrollieren.
  • Selbstbestimmte Arbeit und Homeoffice: Wer Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmt oder überwiegend von zu Hause arbeitet, braucht nur die Dauer der Tagesarbeitszeit aufzuzeichnen.

4.Papier, Excel oder Zeiterfassung?

§ 26 Abs. 1 AZG

Eine Form schreibt das AZG nicht vor. Stundenzettel, Excel-Liste und elektronische Zeiterfassung sind gleichermaßen zulässig, solange die Aufzeichnung laufend geführt wird und für das Arbeitsinspektorat abrufbar ist.

Der Unterschied zeigt sich im Streitfall: Eine Excel-Liste lässt sich nachträglich ändern, ohne dass es jemand merkt. Genau das wird die Gegenseite einwenden. Eine Zeiterfassung, die jede Korrektur mit Zeitpunkt, Person und Grund festhält, ist als Beweismittel deutlich mehr wert.

5.Einsicht für Mitarbeitende und das Arbeitsinspektorat

§ 26 Abs. 2, 6 und 8 AZG

Mitarbeitende haben einmal im Monat Anspruch darauf, ihre Arbeitszeitaufzeichnungen kostenlos übermittelt zu bekommen, wenn sie das nachweislich verlangen. Dem Arbeitsinspektorat muss der Arbeitgeber auf Verlangen Einsicht geben und Auskunft erteilen.

6.Was eine fehlende Aufzeichnung kostet

§ 26 Abs. 9, § 28 Abs. 1, 2 und 8 AZG

Das AZG unterscheidet zwischen mangelhaften und fehlenden Aufzeichnungen:

  • Mangelhaft geführte Aufzeichnungen: Geldstrafe von 20 bis 436 Euro.
  • Gar keine Aufzeichnungen: Geldstrafe von 72 bis 1.815 Euro, im Wiederholungsfall von 145 bis 1.815 Euro.
  • Lässt sich wegen fehlender Aufzeichnungen die tatsächliche Arbeitszeit nicht feststellen, wird für jeden betroffenen Arbeitnehmer gesondert bestraft.

Teurer als die Strafe ist oft der zweite Effekt: Fehlen die Aufzeichnungen, werden Verfallsfristen gehemmt (§ 26 Abs. 9 AZG). Überstundenansprüche, die nach dem Kollektivvertrag sonst nach wenigen Monaten verfallen wären, bleiben dann einklagbar – und der Arbeitgeber hat kein Beweismittel.

7.Wie lange aufbewahren?

Eine eigene Aufbewahrungsfrist nennt das AZG nicht. Entgeltansprüche verjähren aber grundsätzlich erst nach drei Jahren (§ 1486 ABGB), und so lange sollten die Aufzeichnungen als Beweismittel greifbar sein. Soweit sie Grundlage der Lohnverrechnung sind, gilt die steuerliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren (§ 132 BAO).

8.Häufige Fragen

Ja. Nach § 26 AZG muss jeder Arbeitgeber die geleisteten Arbeitsstunden seiner Arbeitnehmer laufend aufzeichnen. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße und auch für Teilzeitkräfte.

Rechtlich ja – das AZG schreibt keine Form vor. Excel muss aber laufend geführt werden, Beginn, Ende und Pausen enthalten und für das Arbeitsinspektorat abrufbar sein. Im Streitfall ist eine nachträglich unbemerkt änderbare Liste als Beweis schwächer.

Grundsätzlich ja. Die Pflicht entfällt nur, wenn Beginn und Ende der Pause (oder ein fester Zeitraum dafür) durch Betriebsvereinbarung oder schriftliche Einzelvereinbarung festgelegt sind und davon nicht abgewichen wird (§ 26 Abs. 5 AZG).

Für gar nicht geführte Aufzeichnungen 72 bis 1.815 Euro, im Wiederholungsfall 145 bis 1.815 Euro, für mangelhafte 20 bis 436 Euro (§ 28 AZG). Ist deshalb die Arbeitszeit nicht feststellbar, wird je Arbeitnehmer gesondert bestraft.

Ja, wenn das vereinbart ist – typischerweise bei Gleitzeit. Der Arbeitgeber muss sie anleiten, die Aufzeichnungen nach jeder Gleitzeitperiode einfordern und kontrollieren. Die Verantwortung bleibt bei ihm.

Aufzeichnungspflicht ohne Zettelwirtschaft

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Dieser Artikel gibt die Rechtslage zum 9. Oktober 2026 allgemein wieder. Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen können vieles abweichend regeln; im Einzelfall helfen Arbeiterkammer, Wirtschaftskammer oder eine Anwältin bzw. ein Anwalt.